A belső erőforrás-szemlélet – interjú Borsos Ritával, a Világszép Alapítvány HR vezetőjével

2024. 08. 10.

Borsos Rita, a 2024-ben HRBEST díjat nyert Világszép Alapítvány HR vezetője arról mesél, milyen szemlélettel és technikákkal tartják fenn a csapat motivációját, hatékonyságát és gyors reagálási képességét egy olyan iparágban, ahol fokozottan nagy a kiégésveszély, és sokszor nehéz külső körülmények között kell jól navigálni.

A szöveg Megoldásfókuszban című podcastunk harmadik epizódjának átirata. A beszélgetést itt hallgathatod meg:

Bellon Kata kolléganőm mindig nagy rajongással mesél a csapatotokról és a Világszép Alapítványról. Te hogyan találkoztál először ezzel a megközelítéssel?

A terepen dolgozó munkatársaimtól hallottam először a megoldásfókuszról. Ők a gyerekekkel való munkában használják, különösen a mentorprogramokban, amikor ilyen egyéni tanácsadást, életvezetési támogatást kapnak a fiatalok a mentorainktól és az önkéntes mentorainktól. Különleges hangulatú, nagyon sajátságos megközelítésnek tűnt az elején, viszont azt láttam, hogy nagyon jól működik. Egyrészt voltak kis falatkák, amikkel találkoztam, mint például a pozitív pletyka: ezt behozták a munkatársaink a különböző szervezeti programjainkra. Már akkor is éreztem, hogy ez más, mint amiben eddig részem volt. Másrészt pedig láttam őket, hogy hogyan gondolkodnak, hogyan menedzselnek egy megbeszélést, vagy egy konfliktusosabb helyzetet.

Gondoltam, ennek jó lenne alaposabban is utánanézni. Épp miután csatlakoztam egy Brief coaching képzéshez, jött egy nagyobb fordulópont és feszültségekkel teli időszak a szervezetünk életében. Úgy döntöttünk, hogy erre válaszul elkezdünk felépíteni egy szervezetfejlesztési folyamatot. A kick off-on készült jegyzetem alapján olyan kérdések mentén kezdtük el kibontani a témát, mint:

• Hová szeretnénk eljutni?
• Milyen hatást várunk ettől a változástól?
• Mi az, amit már csinálunk, és támogatja ezt a célt?
• Mit fogunk akkor másként csinálni, amit most még nem csinálunk?

Szépen visszaköszönnek benne azok a dolgok, amiket a Brief coaching képzésen tanultam: az egész folyamatot megoldásfókuszban kezdtük el.

Így kezdődött az a másfél-két éve zajló folyamat, ami elképesztően megerősítette bennem, hogy a megoldásfókusz az működik. Ez egy hatalmas sikerélmény, nekem és a csapat egészének is. Rengeteget profitáltunk, és egy gyönyörűséges utat jártunk be. Aztán egy nap szembejött velem a LinkedIn-en Megoldásfókuszú szervezetek hírlevél.  Ott ültem a gép előtt, és rácsodálkoztam: beszélhetünk olyanról, hogy megoldásfókuszú szervezet? Azt gondoltam, nem tudom, hogy miért osztogatják ezt a plecsnit, de én így magunknak megítélem ezt a kategóriát: mi egy megoldásfókuszú szervezet vagyunk. Ez volt az a pont, amióta tudatosan úgy tekintek én a szervezetünkre, mint egy megoldásfókuszú szervezetre. Bármilyen folyamatunkat, bármilyen beszélgetésünket igyekszem ennek a tudatosságával felépíteni.

Hozzáteszem: nálunk viszonylag könnyen simult bele a megoldásfókusz az egész rendszerbe. Nemcsak azért, mert a gyerekekkel dolgozó munkatársainknak ez már gyakorlat volt, hanem leginkább az alapítónak, Wirtz Ágnesnek, és Marton Krisztának az alapítvány vezetőjének köszönhetően is. Az ő vezetői hozzáállásuk, stílusok eleve olyan hangulatot teremt, amibe a megoldásfókusznak jellegzetességei nagyon szépen bele tudtak simulni.

Mi az, amiből meglátszik, hogy egy megoldásfókuszú szervezet vagytok? 

Direkt egy nem HR-es példát mondok, hogy látszódjon, a szervezetünknek minden területén jelen van az SF, akár kimondjuk a nevét, akár nem. Az év elején volt egy szépen felépített, komplex adományszerző kampányunk, amely a teljes évet lefedte: egy szuper ötlet, sokféle kommunikációs elemmel, sajtóesemények időponjaival, nyilatkozatokkal, 1%-os kampánnyal. Aztán rögtön az év elején hirtelen nagy médiafigyelem irányult a gyermekvédelemre, és egyik napról a másikra ezt a szépen kidolgozott kampányt két nap alatt újra ki kellett találni ezeknek a változásoknak a fényében.

Ámulva figyeltem azt, ahogy a munkatársaim ebbe beleálltak. Pillanatok alatt el tudtak jutni egy nagyon hatékony és hasznos cselekvési tervig, és beépíteni az adódó eseményeket a kommunikációba. Mindezt nagyobb feszültségek nélkül, úgyhogy szerintem a külvilág semmit nem érzékelt abból, hogy itt micsoda háttérmunka folyt. Ánges és Kriszta interjúiban, nyilatkozataiban is annyira  szépen kijönnek az értékeink (amelyek megoldásfókuszú értékek): ahogyan a célra összpontosítanak, és azt mondják, azt tartsuk szem előtt, ami a gyerekvédelemnek a célja! Hogy ezeknek a fiataloknak valódi esélye legyen az önálló, boldog életre, és bármit is teszünk, ennek fényében változtassunk, építkezzünk. Nem kell az egész rendszert a kukába dobni, mert igenis vannak ott erőforrások, igenis vannak nagyon-nagyon értékes, nagy tudású, elképesztően elkötelezett szakemberek a gyermekvédelemben. Vannak szervezetek sok-sok tapasztalattal (köztük mi is), akik szívesen megosztják ezt a tapasztalatot. Kiviláglik a nyilatkozatokból, mennyire hisznek ők a rendszer, a szervezet belső erőforrásaiban, és abban, hogy ezekre lehet támaszkodni.

Ágnes egyik interjúját idézem: “Komolyan mondom, hogy a világ leggazdagabb és legboldogabb emberének tartom magam amiatt, hogy őket (az állami gondoskodásban élő fiatalokat) ismerhetem. Ez az életem egyik óriási ajándéka. Ha megfordítjuk, és nem azt nézzük, hogy mi nincs, és min nem tudok változtatni, akkor minden egyes pillanat, minden kapcsolódás egy ajándék.”

Gyorsak és hatékonyak vagytok így, ráadásul ahogyan belül működtök, úgy működtök kifelé is. Így beszéltek a gyerekekkel, egymással és a sajtóval is. Akkor is, ha feszültség van. Minden területen, mindenféle kommunikációban ott vannak ezek az értékek.

Ez egy tudatos törekvés, és azt  gondolom, a mi egyik legfontosabb varázserőnk. Közösségmátrixban működünk. A munkavállalói csoportunk szűk harminc fő, de van egy nagy, kilencven fős önkéntes csoportunk, vannak táboroztató szakembereink, és viszonylag nagy az átjárás a különböző területeink között. A munkatársak például mehetnek táboroztatni, az önkéntesek részt vehetnek adományszervezési tevékenységben, a fiatalok, a fiataljaink között (akik már felnőttek tulajdonképpen, hisz betöltötték a 18-at) is vannak önkénteseink, akik ott vannak a táborokban és a különböző programjainkban.

Egy ilyen közösségmátrixban akkor lehet jól dolgozni, jól átlépni az egyik területről a másikra, hogyha az értékek, az alapok azok hasonlóak. A folyamatok is sokszor hasonlóak, és aztán persze minden terület ezt valamennyire saját magára szabja, és a saját igényeihez igazítja, de hogy az, hogy ilyen könnyed átlépés tud lenni az egyik szerepből a másikba, vagy az egyik közösségből a másikba, ahhoz azért kell, hogy ott legyen egy ilyen nagyon komoly ragasztóanyag, ami viszont mindenhol ugyanaz, vagy legalábbis nagyon hasonló.

Mi az, amiből ez az értékazonosság meglátszik még? 

A belső erőforrások ereje! Mi ezt úgy hívjuk, hogy mindenkinek van legszebb szépe. Ezzel a legszebb széppel, a belső erőforrásainkkal iszonyatosan sokat dolgoznak a gyerekeknél is. Nekik például egy nagyon-nagyon fontos, hogy összegyűjtsék a saját arzenáljukat, és elhiggyék magukról, hogy nekik is vannak értékeik, ők is tudnak sikeresek lenni. Már most ott vannak bennük bizonyos készségek és tapasztalatok, amire tudnak alapozni.

A munkatársainknál ugyanígy: a saját belső erőforrásaink (például a HR-es vagy szervezetfejlesztési folyamatokban) kiemelten fontosak. Alapítvány vagyunk, pénzügyi és egyéb előforrásaink korlátozottak, így sokat dolgozunk abból, ami nekünk már van. Akár egy csapatépítőnél vállalják a munkatársaink azt, hogy megcsinálnak egy bevezető gyakorlatot, vagy egy energizert, de akár egy komolyabb beszélgetést le tudnak vezetni.

A szervezetfejlesztési folyamatunkba bizonyos pontokon tudtunk behívni külső szakembereket, de nekünk sokat jelentett, hogy alapvetően mi építettük föl. Egyrészt így maradtak pénzügyi erőforrásaink arra, hogy azokra a feladatokra, amik túlmutattak rajtunk, be tudtunk hívni külső szakembereket, másrészt így sokkal nagyobb volt az elköteleződés. Benne volt mindenki a gondolkodásban, az ötletelésben. Mindenkié lett ez a folyamat, és mindenki a sajátjának tekintette.

A szervezet korlátozott erőforrásosaiból csináltatok előnyt.

Nagyon tudatosan és jól tudtuk így az adottságainkat a javunkra fordítani.

Mondhatnánk, hogy könnyű nektek! Nálatok mindenki csoportozik a gyerekekkel, mindenki eleve coach – de mi van ott, ahol ez nincs?

Ez részben igaz, a csapatuk nagy részének van formalizált tudása is, meg van jó érzéke is ehhez. De a pénzügyes vagy adományszervezéssel foglalkozó munkatársaink számára például már nem annyira otthonos terep, mint a pszichológusainknak! Ők  sokszor pont azért tudnak behozni nagyon különleges, egyedi gondolatokat, mert kicsit más szemszögből nézik a dolgokat, másképpen jár az agyuk. Ez egy érték! Az is érték, hogy nem mindenki szakember ezen a területen. Ettől is lesz ez színes és izgalmas, élő, innovatív folyamat!

De mindenhol vannak belső erőforrások, kincsek a szervezetben! Csak meg kell találni őket és felfedezni, hogyan tudnak beilleszkedni a szervezeti kultúra építésébe és fejlesztésébe. Hr-esként, szervezetfejlesztőként ez nagyon izgalmas kihívás! És pont ettől lesznek egyediek és különlegesek a szervezetek! Ettől tudnak majd rezonálni rá a munkavállalók, ettől érzik majd a sajátjuknak.

És még miből látszik?

Nagyon erős elismeréskultúránk van. Az apró sikerek kihangosítása és megünneplése számunkra nagyon fontos. Olyan területen dolgozunk, ami kiemelten kiégésveszélyes, éppen ezért a kiégés-megelőzés, vagy ahogy mi nevezzük, a fenntartható motiváció biztosítása  fontos téma, amin hat vagy hét éve dolgozunk. A pozitív visszajelzések, az elismerés, a nagyon apró, mindennapi kis ajándékoknak a kihangosítása fontos számunkra.

Ezt hogyan csináljátok?

Több módszerünk is van erre. Például van egy olyan belső kommunikációs rendszerünk, amiben tudunk elismeréskártyákat tudunk küldeni egymásnak: meg tudunk köszönni egymásnak, meg tudunk dicsérni embereket. Így könnyebben eszünkbe jut, hogy megköszönjük egymásnak, jelezzük, hogy észrevettük, hálásak vagyunk azért, amit a másik tett. Ráadásul ezek a hálakártyák ott maradnak a rendszerben, később is elérhetők. Óriási segítség abban, hogy a háttérben dolgozó emberekre nagyobb fény vetüljön. Hisz ők is nagyon lelkiismeretesen és elképesztő szakmaisággal dolgoznak. Az elismeréskártyáknak köszönhetően mindez jobban láthatóvá válik.

Tavaly év végén megnéztük, ki kapta a legtöbb elismerés kártyát, és volt egy kis ünnepség is. Pont egy háttérpozícióban dolgozó munkatársunk kapta. Volt lehetőségünk arra, hogy őt is megemeljük és kiemeljük, és az ő munkájának így a hasznosságára is külön felhívjuk a figyelmet.

Milyen szép! És még? Mesélj!

Negyedévente vannak évszakünnepeink, amikor Ágnes, az alapítónk főz a csapatnak. Ennek a vacsorának mindig része, hogy egy-egy szalagra felírjuk, hogy az elmúlt hónapokban kinek mi volt a legemlékezetesebb pillanat a munkában. Aki szeretné, az megosztja a  többiekkel. A szalagokon sokszor apró és mégis meghatározó pillanatok szerepelnek. Fontos ez, mert a terepen dolgozó kollégáink munkaájában az elért eredmény sokszor nem tükrözi a beletett munkát. Sok mindenen múlik, hogyan alakul egy gyerkőc élete.

Éppen ezért fontos nekünk, hogy az apró sikereket, jó élményeket, szép kapcsolódásokat kihangosítsuk. A fenntartható motiváció programunkban kulcselem, hogy ezeknek az értékét is meg tudjuk látni. A szalagjainkat aztán felfűzzük egy kapura, amin már rengeteg szalag gyűlt össze az évek alatt. Ez a kapu pedig mindig ott van velünk, és egyéb rituáléinkban is szerepet játszik. Például amikor valakinek letelik a próbaideje, akkor átsétál ez alatt a kapu alatt, így érkezik meg véglegesen a szervezetbe. Ha pedig valaki elmegy tőlünk, akkor kisétál ezen a kapun, jelképezve, hogy az ő világszép útja nálunk lezárult, és valahol máshol folytatódik.

Összefonódnak a különböző területek, a különböző kollégák, a különböző tudások. 

Lehet, hogy nem a legtökéletesebb példa, de a Jenga jut erről eszembe. Kiveszel rudacskákat, meg hozzáépítesz, de közben az egésznek egy megtartó struktúrának kell maradnia. Amikor mozgatod a rudacskákat, azt nyilván felelősségteljesen csinálod, igyekezve  minden várható hatást feltérképezni, de néha azért érik az embert váratlan meglepetések.

Egyrészt nekünk van egy intenzív belső fejlődésünk, másrészt a külső változásokra is nagyon gyorsan kell reagálni. A megoldásfókusz szerintem gyors, hatékony reakciót tesz lehetővé, és abban segít, hogy a változások során tudatosan olyan irányba próbáljuk mindig elmozdítani a dolgokat, ami a saját vágyott jövőképünk felé fog minket vinni.

Ride the forward moving forces! (Lovagold meg az előre mozgó erőket!) Ehhez jól jön, ha valaki jól tudja, merre is akar menni…

Az értékek mellett van egy stratégiánk, ami átlátható és mindenki által ismert – ehhez illesztem hozzá én is a saját területem működését. Az elmúlt hét évben minden területen egy nagyon stabil szerkezetet sikerült felépíteni. Van egy váz, ami megingathatatlan, és ami megtart minket. A Jengában is szükséges, hogy az alappillérek meglegyenek – és szerintem ez ránk nagyon igaz. S ha ez megvan, akkor tud biztonságosan érvényesülni ez a fajta kísérletező légkör, amiben mi működünk.